Integration og automatisering

Organisationer har som regel mere end ét system, som hver især tjener bestemte formål. Årsagen hertil er, at der ikke findes ét system som har alle de funktioner en organisation har brug for. Et system som SAP kommer tæt på, men heller ikke med SAP undgår man supplerende systemer til ”at fylde hullerne ud med”.

En af problemstillingerne med flere forretnings-systemer er, at de hver især introducerer data-redundans. Et typisk eksempel herpå er ERP/økonomi-systemet og CRM-systemet. Disse to systemer arbejder begge med kundeoplysninger og opbevarer hver især de samme oplysninger i hver sin database.

Problemet opstår hver gang oplysningerne skal ændres. Hvis det tager 2 minutter, at ændre et telefonnummer i ét af fire systemer, vil denne lille opgave ende med at koste mindst 8 minutter. Men en sådan arbejdsgang fungerer ikke i praksis og før eller siden er der nogen som glemmer at opdatere de øvrige systemer. Og efter nogen tid har man en oprydningsopgave som koster endnu mere unødvendig tid.

Problemer af denne type løses med ”integration”, som har til formål at sikre automatisk ajourføring af oplysninger i alle involverede systemer. Integration eliminerer således menneskelige fejl og fjerner alle de dermed forbundne unødvendige omkostninger.

Et andet og ofte uønsket fænomen er repetitive rutiner og opgaver. De forekommer overalt i organisationen, men er ofte noget man især kender til i økonomi- og salgs-funktionen.

Det kan være alt muligt, eksport og import af data mellem systemer, udsendelse af emails, udarbejdelse af rapporter, faktura osv.

Opgaver af denne type kan ofte automatiseres helt eller delvist. Og der er flere gode grunde til at gøre det. Noget som tager timer kan reduceres til minutter og den frigjorte tid kan anvendes til mere værdifulde opgaver. Eller ganske enkelt høstes som en besparelse i omkostningerne.

Automatisering af repetitive opgaver resulterer i bedre resource-udnyttelse og øget job-tilfredshed.