Foundation er gratis

Med SharePoint Foundation har man alle de grundlæggende byggeklodser og værktøjer der er nødvendige for at arbejde sammen på en effektiv måde. SharePoint Foundation har rigtig mange fordele og én af dem er, at det er helt gratis.

Men hvad får man så? Hvad kan man bruge SharePoint Foundation til ?

For at svare på dette vil jeg beskrive et klassisk IT problem, som alle virksomheder konfronteres med i deres udviklingsforløb.

Dokumenter i filsystemet

Moderne virksomheder producerer og bruger dokumenter hver eneste dag. Kontrakter, prislister, tilbud, mødereferater, vejledninger, produktbeskrivelser og så videre. Og samlingen vokser hele tiden.

De fleste virksomheder starter med at opbevare dokumenter i en filstruktur på en central server. Der oprettes et hieraki af mapper og undermapper. Brugere tildeles adgang til de mapper de har brug for. Man udarbejder dokumentskabeloner og regler for hvor dokumenter skal gemmes og hvordan de skal navngives.

Og sådan fortsætter udviklingen indtil problemerne begynder at melde sig og i sidste ende bliver for meget.

For folk gemmer ikke altid de rigtige steder og navngiver heller ikke altid sådan som reglerne ellers foreskriver. Og det er der naturligvis forklaringer på, måske har man for travlt til at finde ned i det indviklede system af mapper eller også synes man bare det er for bøvlet.

Resultatet er, at man bruger længere og længere tid på at finde det man leder efter, det rigtige dokument og i den rigtige version.

Dokumenter i SharePoint

En af de første forskelle man bemærker som bruger er, at dokumenterne er flyttet fra et filsystem til et intranet. Hver afdeling i virksomheden har fået sin egen hjemmeside og der finder man dokumenterne via en oversigt som hver afdeling holder opdateret med ændringer og praktiske oplysninger.

Og kan man ikke lige navigere frem til det man leder efter ja, så søger man blot på samme måde som i Google eller en af de andre søgemaskiner. Jo mere man ved om det man leder efter des mere kan man afgrænse søgningen på fx afdeling, emne, dokumenttype, forfatter osv.

Når man har fundet frem til dokumentet er det blot at klikke på det og det åbnes i det program der har oprettet det, eksempelvis Word.

Og hvordan ved man nu om det er den rigtige version? Jo, i SharePoint versionstyres alle dokumenter som standard, dvs. åbner man et dokument vil det altid være den seneste godkendte version man har fat i.

Hvordan redigerer og gemmer man et dokument? Hvis man er forfatter eller på anden måde har rettigheder til at redigere et dokument starter man altid med at tjekke dokumentet ud.

Og det gør man med ét klik på ”Check out” knappen i Word hvorefter man kan redigere indholdet. Når man er færdig med at redigere gemmer man fuldstændig som man plejer, dokumentet er opdateret og gemt i SharePoint. Det vil sige, alt er ikke helt som det plejer at være.

Dokumentet har status som ”tjekket ud” og for andre betyder det, at de kan se der bliver arbejdet på en ny version af dokumentet. Åbner de dokumentet vil de nemlig se den seneste godkendte version, som også er den gældende version. Den eneste der kan se den nye version den der har tjekket dokumentet ud.

Først når man klikker ”Check in” bliver dokumentet tjekket ind hvormed den nye version bliver tilgængelig for alle der har adgang til dokumentet.

For visse typer af dokumenter kan det være praktisk og måske nødvendigt, at fordele ansvaret for indholdet ud på flere personer. I SharePoint løses dette problem ved at koble et workflow på dokumenter, som har flere ansvarlige.

Workflow’et aktiveres når dokumentet tjekkes ind hvorefter proceduren for godkendelse gennemføres før det i sidste ende bliver tilgængeligt for alle.

Workflows kan udformes på alle mulige måder og understøtter arbejdsgange sådan som de udføres i praksis.

Dette var således et enkelt eksempel, men godt bud på hvordan håndteringen af dokumenter foregår før og efter SharePoint.

Hvis du vil vide mere er der mere information her.